Les caisses enregistreuses sur iPad ou caisses enregistreuses sur le cloud réunissent les logiciels et le matériel nécessaires au fonctionnement d’un commerce de détail. Depuis les commandes et la gestion des stocks jusqu’au traitement des transactions et à la gestion des clients et du personnel, le système de caisse est la plateforme centrale qui aide le détaillant à développer son entreprise.
Le processus d’achat a beaucoup évolué ces dix dernières années
- 87 % des acheteurs cherchent leurs produits en ligne avant de les acheter en magasin.
- 71 % des acheteurs utilisent leurs smartphones en magasin.
- Les ventes en ligne ont atteint 517 milliards de $ en 2018, soit une hausse de 15 % par rapport à 2017.
Si le commerce en ligne a certainement dépassé la croissance du commerce de détail, les magasins physiques restent très appréciés des consommateurs et sont leur première destination d’achat.
Les systèmes de caisse (aussi appelés systèmes de point de vente) ont permis à chacun, entrepreneur avisé ou artisan souhaitant vivre de sa passion, d’ouvrir un magasin de détail et de le développer. Nous répondons donc ici aux questions essentielles que vous vous posez sans doute sur les caisses enregistreuses sur le cloud (POS).
- Qu’est-ce qu’un système de caisse ?
- Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse sur le cloud ?
- Quel matériel est nécessaire pour mettre en place une caisse enregistreuse sur le cloud ?
- Qu’est-ce qu’un achat ou une transaction sur système de caisse ?
- Quelles sont les principales fonctionnalités d’une caisse enregistreuse sur le cloud ?
1. Qu’est-ce qu’un système de caisse (POS) ?
L’abréviation « POS » (point of sale, point de vente) fait référence à tout endroit où une transaction peut avoir lieu, qu’il s’agisse de produits ou de services.
Pour les détaillants, il s’agit généralement de l’endroit situé autour de la caisse enregistreuse, là où les clients effectuent un paiement en échange de produits ou de services. Mais si vous utilisez un système de caisse sur iPad, c’est tout votre magasin qui devient de fait un point de vente (nous en reparlerons un peu plus loin).
Le système de caisse réunit le logiciel et le matériel que vous utilisez pour gérer votre entreprise. C’est l’outil qui vous permet d’analyser et de commander vos stocks et de gérer vos employés, vos clients et vos ventes.
Auparavant, les systèmes de caisse se trouvaient sur place, c’est-à-dire qu’ils utilisaient un serveur sur site et ne pouvaient donc fonctionner que dans une zone spécifique de votre magasin. C’est la raison pour laquelle l’ordinateur de bureau, la caisse enregistreuse, l’imprimante de tickets de caisse, le lecteur de codes-barres et le système de traitement des paiements se trouvaient tous sur votre guichet et ne pouvaient être déplacés (en tout cas pas facilement).
Le début des années 2000 a vu la naissance d’une grande innovation technologique : le cloud. L’avènement du stockage de données et de l’informatique basés sur le cloud a permis de franchir une nouvelle étape dans l’évolution des technologies des systèmes de caisse : la mobilité.
2. Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse sur le cloud ?
Grâce aux serveurs sur le cloud, les détaillants ont pu commencer à accéder à leur système de caisse depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, qu’il s’agisse d’un ordinateur portable, d’un ordinateur de bureau, d’une tablette ou d’un smartphone, pour se connecter à leur portail commercial.
Un système de caisse mobile permet au détaillant de gérer l’intégralité de son entreprise à tout moment et depuis n’importe quel appareil.
Démocratisation des expériences clients exceptionnelles
Les systèmes de caisse mobiles ont donné des résultats considérables pour les détaillants. La possibilité de gérer l’entreprise, servir les clients et traiter les transactions depuis n’importe quel endroit a permis de réduire les files d’attente à la caisse et d’assurer un service client plus rapide. L’expérience client exceptionnelle qui n’existait auparavant que chez de grands détaillants comme Apple est ainsi à la portée de tous.
Les systèmes de caisse mobiles ont également permis d’innombrables nouvelles opportunités de ventes, comme l’ouverture de magasins éphémères ou les ventes lors de salons commerciaux et de festivals.
Avantages des caisses enregistreuses sur le cloud
- Caisse et paiements mobiles
- Gestion centralisée des stocks
- Accès en temps réel aux rapports de ventes
- Données clients avancées
- Planning et gestion des employés
- Traitement intégré des paiements
- Gestion de l’entreprise à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel appareil
- Ouverture rapide de nouveaux magasins
- Capacité de gestion des relations clients
3. Quel matériel est nécessaire pour mettre en place une caisse enregistreuse sur le cloud ?
Le matériel nécessaire peut varier selon l’activité que vous exercez. Voici une liste du matériel que les détaillants utilisent le plus souvent – sachant que toutes les entreprises n’ont pas toujours besoin de tout ce qui suit :
- Terminal de système de caisse
- Lecteur de cartes de crédit
- Imprimante de tickets de caisse
- Lecteur de codes-barres
- Tiroir-caisse
1. Terminal de système de caisse
Le terminal du système de caisse est l’appareil sur lequel est installé et fonctionne le logiciel de la caisse enregistreuse sur le cloud
Dans les anciens systèmes sur site, la caisse enregistreuse physique était le terminal du système de caisse. Avec les nouvelles possibilités, les commerçants peuvent utiliser un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, c’est-à-dire n’importe quel appareil connecté à Internet.
De nombreux détaillants choisissent d’utiliser des tablettes, iPad par exemple, équipées d’un socle qui les transforme en appareils de guichet ou de comptoir. L’avantage d’une telle configuration réside dans son inhérente flexibilité. Les vendeurs peuvent prendre leur tablette et consulter les stocks, accéder aux profils de clients et régler des transactions n’importe où dans le magasin.
2. Lecteur de cartes de crédit
Ce lecteur est également nommé terminal de cartes de crédit : c’est ce que les commerçants utilisent pour accepter les paiements par cartes bancaires et cartes de crédit.
Une carte de crédit peut accepter trois formes de paiement :
- Lecture de la bande magnétique de la carte (faire glisser la carte).
- Lecture de la puce électronique de la carte par EMV (Europay, MasterCard ou Visa).
- Utilisation de la communication en champ proche (CCP) pour accepter des règlements de fournisseurs de paiements mobiles comme ApplePay.
La majorité des consommateurs préfère les paiements sans espèces. Business Insider prévoit que d’ici 2025, 75 % de toutes les transactions s’effectueront sans numéraire. Pourquoi ? Parce que ce mode de paiement est généralement plus rapide, plus efficace et laisse davantage de temps au client pour faire autre chose.
Les meilleures fonctionnalités du lecteur de cartes de crédit
- Impression ou envoi par e-mail de tickets
- Acceptation de tous paiements (faire glisser la carte, taper le code ou insérer la puce)
- Traitement des paiements intégré dans le système de caisse
3. Imprimante de tickets de caisse
Même si la majorité des consommateurs préfère désormais recevoir les tickets de caisse et les reçus par e-mail, il faut conserver la possibilité d’imprimer des tickets.
Tout comme le tiroir-caisse et le lecteur de codes-barres, l’imprimante de tickets peut se connecter au terminal du système de caisse d’un commerçant par un câble USB ou par Bluetooth. La plupart des fournisseurs de systèmes de caisse peuvent aussi vous fournir du papier à imprimante de tickets de caisse.
4. Lecteur de codes-barres
Les détaillants qui possèdent des stocks importants ont besoin d’un lecteur de codes-barres pour les aider à gérer, conserver et accélérer leurs processus de paiement. Comme le tiroir-caisse et l’imprimante de tickets, vous pouvez connecter un lecteur de codes-barres à un terminal de système de caisse compatible, au moyen d’un câble USB ou par Bluetooth.
5. Tiroir-caisse
La plupart des entreprises ont besoin d’un tiroir-caisse pour servir les clients qui veulent encore payer en liquide. Ces tiroirs existent en différentes tailles, pour convenir à tout type d’entreprise.
Comme pour les lecteurs de codes-barres et les imprimantes de tickets de caisse, la plupart des tiroirs-caisses compatibles peuvent se connecter au terminal de système de caisse par câble USB ou par Bluetooth.
La plupart des fournisseurs de systèmes de caisse peuvent vous fournir une liste de matériels compatibles et vous permettre d’installer tout ce dont vous avez besoin sans problème.
4. Qu’est-ce qu’une transaction sur système de caisse ?
La transaction sur système de caisse est le moment où une transaction est finalisée ou celui où un client remet son paiement en échange de biens ou de services. Elle concerne toute forme de paiement, qu’il s’agisse d’espèces, de carte bancaire, de carte de crédit, de paiement mobile ou même de points de fidélité accumulés.
Pour achever un achat sur un système de caisse, un code PIN, une signature ou, pour la technologie de paiement mobile la plus récente, un scan d’empreinte digitale doit généralement faire l’objet d’une authentification avant qu’une transaction autorisée ne puisse avoir lieu.
Les informations d’authentification du code PIN ou d’autres fonctionnalités de sécurité passent ensuite par les réseaux ATM pour atteindre leur destination : la banque émettrice. La banque peut alors autoriser ou refuser le paiement, en fonction du type de la transaction et du solde disponible sur le compte du titulaire de la carte de paiement.
5. Quelles sont les principales fonctionnalités d’une caisse enregistreuse sur le cloud ?
Avec le boom d’Internet et l’adoption fulgurante et à grande échelle des smartphones par les consommateurs, de nombreuses fonctionnalités de système de caisse et caractéristiques nouvelles sont apparues pour aider les détaillants indépendants à proposer l’expérience d’achat connectée et omnicanale que recherchent les consommateurs.
Principales fonctionnalités à rechercher dans un système de caisse pour détaillant :
- Capacités de ventes omnicanales (synchronisation en ligne et physique)
- Traitement intégré des paiements
- Gestion de la relation client (CRM)
- Gestion des stocks
- Gestion du personnel
- Gestion de plusieurs magasins
- Rapports avancés
- Intégrations et modules complémentaires
- Soutien permanent
1. Capacités de ventes omnicanales
En général, les clients recherchent d’abord leurs produits en ligne avant de se rendre dans votre magasin. Lorsqu’ils entrent chez vous, la plupart d’entre eux ont déjà une idée précise du produit qu’ils veulent acheter. C’est le genre d’expérience de vente omnicanale qu’attendent désormais les consommateurs.
Les expériences de shopping omnicanal commencent dans un magasin en ligne, convivial et facile à visiter, qui permet aux clients de rechercher leurs produits. Elles s’achèvent par une expérience tout aussi confortable et commode dans un magasin physique.
Par conséquent, les détaillants sont de plus en plus nombreux à s’adapter au comportement de leurs clients et à adopter un système de caisse sur le cloud qui leur permet de gérer à la fois un magasin physique et un magasin en ligne depuis une seule et même plateforme.
Cela permet aux détaillants de rechercher s’ils ont un produit en stock, de vérifier leurs niveaux de stocks dans plusieurs magasins, de créer immédiatement des commandes spécifiques et de proposer aux clients de récupérer leurs produits en magasin ou de se les faire expédier directement à domicile.
Suivant l’évolution des technologies de consommation et des comportements des consommateurs, les systèmes de caisse mobiles s’efforcent de plus en plus de développer leurs capacités de ventes omnicanales et d’estomper les frontières séparant le commerce en ligne et le commerce physique.
Avantages d’un système de caisse omnicanal :
- Ventes en ligne comme en magasin physique
- Meilleure visibilité du magasin en ligne
- Expérience de vente axée sur le client
- Nombreuses possibilités d’exécutions des commandes
- Synchronisation des stocks en ligne et en magasin
2. Traitement intégré des paiements
Voici ce que ressentent la plupart des gens en lisant un contrat d’organisme de paiement tiers :
Entre la gestion d’un magasin en ligne et celle d’un magasin physique, la gestion de l’exécution des commandes et celle des stocks, des clients et des employés, le métier de détaillant est devenu plus complexe que jamais.
Afin de faciliter la vie des détaillants, les fournisseurs de systèmes de caisse mobiles ont commencé à intégrer le traitement des paiements, retirant ainsi de l’équation les organismes de paiement tiers dont le fonctionnement peut être complexe (et qui présentent des risques potentiels).
Ceci présente un double avantage pour les détaillants. En premier lieu, ils peuvent travailler avec une seule entreprise pour les aider à gérer à la fois leur activité et ses finances. Ensuite, les tarifs sont beaucoup plus simples et plus transparents qu’avec des tiers. Les détaillants bénéficient d’un taux de transaction unique pour tous les modes de paiement, sans frais initiaux ni frais mensuels.
Les détaillants font ainsi des économies, tout en évitant la complexité liée au traitement des paiements.
Avantages du traitement des paiements intégré dans le système de caisse :
- Taux de transaction fixe
- Conformité aux normes de sécurité PCI et prévention des fraudes intégrées
- Aucun compte tiers n’est nécessaire
- Centralisation des informations financières de l’entreprise
3. Gestion de la relation client (CRM)
La base de données CRM de votre système de caisse vous permet de créer un profil pour chacun de vos clients, conservant les informations suivantes :
- Informations relatives aux paiements
- Historique des paiements
- Préférences de produits
- Historique des achats
- Fréquence des achats
Les bases de données CRM permettent également aux détaillants de programmer des promotions (quand une promotion n’est valable que durant une période donnée, après laquelle les articles en question retrouvent leurs prix d’origine).
Modules complémentaires de programmes de fidélité
Certains fournisseurs de systèmes de caisse proposent aussi un programme de fidélité basé sur une application mobile.
83 % des consommateurs se disent davantage disposés à acheter des produits auprès d’une entreprise qui propose un programme de fidélité – 59 % d’entre eux préférant les programmes de fidélité basés sur une application mobile. Est-ce vraiment surprenant ?
L’objectif du détaillant qui propose un programme de fidélité est simple : montrer au client que sa présence est appréciée, pour qu’il se sente considéré et continue de revenir. Le détaillant récompense sa clientèle régulière par des incitations telles que des pourcentages de réduction et d’autres promotions, qui ne sont pas proposées au grand public. Il s’agit de fidéliser et de retenir les clients, ce qui coûte jusqu’à cinq fois moins cher que d’en attirer de nouveaux.
Associés à une base de données CRM, les programmes de fidélité permettent aux détaillants d’utiliser l’historique des achats de leurs clients pour proposer des offres spéciales pertinentes par e-mail, sur les réseaux sociaux ou par toute autre voie de communication.
Pourquoi les modules complémentaires de CRM et de fidélité sont-ils utiles ?
Si vous montrez à vos clients que leur présence est appréciée et que vous leur proposez systématiquement des produits ou des services qui correspondent à leurs besoins, vous augmentez les chances qu’ils parlent de votre magasin à leurs amis.
Vos clients deviennent ainsi vos meilleurs défenseurs, parlant de vous en termes positifs dans leurs cercles sociaux et attirant ainsi pour vous de nouveaux clients.
4. Gestion des stocks
Les ressources que vous dépensez pour vos stocks ne peuvent pas être utilisées pour développer votre entreprise, il est donc essentiel de choisir avec discernement la nature et la quantité des stocks que vous achetez.
La gestion des stocks est l’un des exercices d’équilibriste les plus délicats pour les détaillants, mais c’est aussi l’élément le plus important à maîtriser puisqu’il a un impact direct sur votre cash-flow et vos revenus.
Les systèmes de caisse proposent généralement des fonctionnalités efficaces en matière de gestion des stocks, qui simplifient les achats, les classements et les ventes des stocks des détaillants.
Grâce au suivi des stocks en temps réel, les détaillants ont l’assurance de la précision des niveaux de leurs stocks, tant en ligne que dans le magasin physique.
Parallèlement à la gestion des stocks en temps réel, une caisse enregistreuse sur le cloud propose de nombreuses autres fonctionnalités de gestion des stocks :
- Commandes spécifiques
- Gestion des bons de commande
- Mises de côté
- Catalogues de fournisseurs et bons de commande (PO) intégrés
Vous devez également pouvoir planifier les postes de vos employés, suivre leurs heures de travail et créer des rapports détaillant leur performance (consulter par exemple le nombre de transactions traitées, le nombre d’articles moyen par transaction et les valeurs de transaction moyennes).
Vous pouvez même créer des rapports en fin de journée, détaillant vos ventes globales par employé et par poste.
Les meilleures fonctionnalités de gestion du personnel à rechercher dans un système de caisse enregistreuse sur le cloud :
- Planification des horaires des employés
- Suivi des performances de chaque employé
- Attribution de permissions spécifiques pour les utilisateurs
6. Gestion de plusieurs magasins
L’un des principaux avantages d’un système de caisse mobile est qu’il peut soutenir la croissance de votre entreprise, pour passer d’un seul magasin à plusieurs.
Regroupez la gestion de vos stocks, celle de vos clients et celle de votre personnel pour tous vos établissements, afin de pouvoir gérer l’ensemble de votre entreprise depuis un seul endroit.
Avantages de la gestion de plusieurs magasins :
- Gestion des magasins physiques et du magasin en ligne depuis un seul endroit
- Ajout de magasins, d’utilisateurs et de caisses enregistreuses à votre système de caisse quand vous ouvrez de nouveaux établissements
- Création d’un bon de commande (PO) unique pour tous les établissements
- Accès aux données des clients pour tous les établissements
- Transfert d’articles entre les magasins
- Comparaison des rendements des magasins
7. Rapports avancés
La création intuitive de rapports sur les ventes, les stocks et les employés vous permet d’utiliser ces informations pour mieux agir et gérer plus efficacement votre entreprise.
Le système de caisse mobile doit offrir différents rapports prédéfinis vous fournissant des informations sur les rendements horaires, quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels de votre magasin.
Grâce à ces données, vous pouvez réduire vos coûts de main-d’œuvre, augmenter le rendement de vos stocks, prévoir des périodes de volumes de ventes importants, identifier vos meilleurs employés, etc.
8. Intégrations et modules complémentaires
Les intégrations et les modules complémentaires développent les fonctionnalités de votre caisse enregistreuse sur Ipad au-delà de ses caractéristiques principales.
Découvrez les applications pour système de caisse pour trouver des modules complémentaires et des intégrations dans les domaines suivants :
- Gestion des stocks
- Comptabilité
- Planning
- Personnel
- Gestion d’entrepôt
- Exécution des commandes
- Marketing
Et bien d’autres encore.
9. Assistance 24/7
Même si votre système de caisse est intuitif et convivial, vous rencontrerez sans doute un problème à un moment ou à un autre et vous aurez des questions. Vous rechercherez alors un soutien 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, pour vous aider à régler rapidement votre problème.
Les équipes de soutien pour les caisses enregistreuses sur le cloud sont généralement accessibles par téléphone, e-mail et chat en direct.
Parallèlement au soutien sur demande, voyez si le fournisseur de système de caisse propose de la documentation de soutien comme des webinaires, des tutoriels en vidéo et des communautés et forums de soutien vous permettant d’échanger avec d’autres détaillants qui utilisent le système.
Quelle caisse enregistreuse sur le cloud convient à votre entreprise ?
Le système de caisse que vous choisirez aura un grand impact sur la manière dont vous gérez quotidiennement votre entreprise et développerez votre activité au fil des années. De nombreuses possibilités existent : prenez donc le temps de vous informer, pour trouver la solution qui vous convient le mieux.
Des nouvelles qui vous concernent. Des conseils que vous pouvez appliquer.
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