Comment savoir qu’il est temps de changer de système PDV

Les besoins de votre commerce ont dépassé la technologie que vous avez en place? Sachez que l’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre commerce, c’est de lui fournir les outils dont il a besoin pour prospérer.  

C’est particulièrement vrai dans le cas des systèmes PDV (point de vente). En effet, votre système PDV constitue un élément crucial de vos opérations, et le fait d’en avoir un pas terrible peut nuire à votre succès. 

Si votre système PDV a du mal à répondre à vos besoins, il se pourrait bien que ce soit le temps de commencer à magasiner. Nous vous présentons un aperçu des principaux signes indiquant qu’il est temps de changer de système PDV. 

Pour passer à une section précise:

• Quelle est la différence entre un système hérité et un système infonuagique? 
• Quand devriez-vous changer de système PDV?
• Comment changer votre système PDV

Systèmes PDV: hérités vs infonuagiques

Avant d’aller plus loin pour savoir s’il est temps de changer votre système PDV, il est important de faire la distinction entre les systèmes hérités et les systèmes infonuagiques.

Les systèmes hérités sont habituellement plus anciens (5 ans et plus) et sont souvent installés localement. Ce qui veut dire que vous ne pouvez pas accéder à vos données lorsque vous vous trouvez à l’extérieur de votre magasin physique, puisque les serveurs ne peuvent être démarrés que sur le réseau local de votre magasin. Le matériel du système PDV hérité est habituellement gros et encombrant, et les logiciels et le matériel peuvent être coûteux à tenir à jour. 

Comme ils sont plus anciens et plus compliqués à installer, les systèmes PDV hérités nécessitent souvent du soutien technique sur place pour faire l’entretien et les mises à jour. L’entretien d’un système ancien peut nécessiter beaucoup de temps et d’argent. 

Contrairement aux systèmes hérités, les systèmes PDV infonuagiques stockent les données «dans le nuage», et non pas sur des serveurs locaux. Cela signifie que vous pouvez faire le suivi des résultats de votre commerce à partir de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet. 

Les mises à jour logicielles sont aussi très faciles à faire: vous n’avez qu’à cliquer à quelques endroits, et voilà! Vous avez le plus récent logiciel. En fait, de nombreuses mises à jour logicielles peuvent être poussées automatiquement, afin que vous n’ayez même pas à vous en soucier. 

Malgré l’inaccessibilité et le prix des systèmes hérités, certains commerces continuent de les utiliser parce qu’ils ont l’impression qu’ils conviennent mieux à des commerces de détail plus complexes. Mais en vérité, même si certains systèmes PDV infonuagiques sont conçus pour les plus petits détaillants, d’autres – comme Lightspeed – offrent la flexibilité de l’infonuagique, tout en conservant les outils pour les emplacements multiples et les canaux de vente multiples dont ces commerces de détail plus complexes ont besoin. 

Il n’y a donc aucune raison de rester enchaîné à un système PDV hérité, si ses limitations sont des irritants pour vous.  

Quand devriez-vous changer de système PDV?  

La ligne est parfois mince entre votre système qui fait des caprices et le fait qu’il nuise à la croissance de votre commerce. Si vous n’êtes pas certain de savoir dans laquelle de ces deux catégories vous vous trouvez, voici une liste de critères pour vous aider à déterminer s’il est temps de changer votre système PDV. 

1. Votre système est difficile à utiliser

La complexité des systèmes PDV varie de l’un à l’autre. Bien que ce soit une bonne chose d’avoir un système PDV qui puisse vous aider à effectuer des tâches plus complexes, si c’est trop difficile ou si ça lui prend trop de temps pour procéder à des transactions, générer des rapports ou exécuter d’autres tâches nécessaires sur votre liste de choses à faire, ce n’est probablement pas le meilleur système pour vous. 

De plus, vos employés devraient être capables d’apprendre à utiliser votre système en un temps raisonnable et pouvoir expliquer facilement à d’autres comment l’utiliser. Il est également important d’avoir accès à des vidéos de formation, des centres de soutien ou d’autres ressources. Tenez-en compte si vous commencez à magasiner pour un nouveau système. 

2. Vous ne pouvez pas croître ou prendre de l’expansion facilement avec votre système en place 

Si vous souhaitez ajouter plus de caisses enregistreuses ou ouvrir d’autres emplacements, votre système PDV ne devrait pas être un frein. Vous ne pouvez pas transférer facilement des stocks entre les magasins ou installer plus de terminaux de caisse dans le magasin? Il est peut-être temps d’abandonner votre système actuel. Votre système PDV devrait grandir avec vous et soutenir votre expansion. 

3. Votre système nuit au service, au lieu de l’aider

Un système qui n’est pas fiable peut avoir des conséquences sérieuses sur votre commerce. En effet, le fait de ne pas pouvoir effectuer des transactions sans difficulté peut nuire aux ventes, ainsi qu’à la réputation de votre magasin. 

Si vous trouvez que votre système perturbe le cours normal de vos activités assez souvent pour que ça devienne un problème, vous devriez envisager de changer de plateforme. C’est aussi une bonne idée de passer à une plateforme qui offre un service à la clientèle 24/7, dans l’éventualité où quelque chose ne fonctionnerait pas comme prévu. 

4. Votre système n’est pas flexible 

Le commerce de détail évolue constamment – ce qui veut dire que votre système doit avoir la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux situations émergentes. Comme nous l’avons vu en 2020, il est important d’avoir un système PDV qui intègre de façon fluide d’autres outils et modules, comme le commerce électronique, les paiements, la comptabilité et plus. 

Si votre système actuel ne peut intégrer adéquatement d’autres outils que vous utilisez pour votre commerce, cette restriction peut ralentir de manière importante vos opérations. Même avec des solutions de rechange, vous serez tout de même plus à risque de faire des erreurs humaines lors du calcul de chiffres importants. 

Si la flexibilité est un problème majeur, envisagez de faire des recherches pour trouver une plateforme de commerce tout-en-un comme le système PDV Lightspeed pour détaillants. Avec Lightspeed, vous pouvez mettre en place un système PDV qui répondra aux besoins particuliers de votre commerce et ajouter d’autres fonctions ou intégrations lorsque vous en avez besoin. 

5. Votre système coûte trop cher pour ce qu’il vaut 

Le prix des plateformes de commerce varie de presque rien à des milliers de dollars annuellement. Si votre système PDV représente une dépense plus importante que ce que vous souhaitez pour ce qu’il vous offre, la bonne nouvelle, c’est qu’il existe probablement un système plus abordable et plus utile sur le marché. 

Déterminez combien vous êtes prêt à payer par mois ou par année et magasinez à partir de ce montant pour trouver un système qui correspond à votre budget. Vous économiserez aussi probablement sur les coûts si vous optez pour un abonnement annuel plutôt qu’un abonnement mensuel. 

Les systèmes PDV gratuits (en anglais) semblent trop beaux pour être vrais? En effet, sachez que, dans la plupart des cas, ils présentent plusieurs restrictions: traitement des paiements par carte de crédit, matériel, frais de service, etc. Il n’existe pas un système PDV véritablement «gratuit», et ces systèmes supposément gratuits ne sont pas conçus pour répondre aux besoins complexes des commerces ayant plusieurs emplacements. 

6. Votre système PDV actuel ne vous fournit pas les données et informations qu’il vous faut 

Se fier à son instinct dans un marché en constante transformation, c’est la recette parfaite pour provoquer un désastre. Se fier à des données incomplètes aussi. Si vous savez seulement que les ventes baissent, mais ne savez pas à quel moment, sur quels produits, dans quels emplacements et avec quels clients, vous ne pouvez pas créer un plan d’action ciblé pour régler le problème.

Si vous arrivez à un point où votre système PDV ne vous fournit pas le niveau de détail des données qu’il vous faut, vous n’avez pas à vous résigner de vous en passer, ou de payer pour un logiciel tiers ou un service-conseil. Il existe des systèmes PDV qui sont dotés de modules de rapports avancés – comme Lightspeed.

7. Votre système ne vous permet pas de promouvoir vos produits efficacement auprès des clients

Chaque jour, des clients interagissent avec votre système PDV et votre plateforme de commerce en ligne. Vous recueillez probablement leurs coordonnées et leur historique d’achats. Et si vous utilisez un système PDV offrant des fonctions de statistiques détaillées, vous avez probablement aussi accès à de l’information sur leurs habitudes.

Est-ce que votre système actuel peut exploiter ces données? Ou bien êtes-vous pris à gérer vos efforts marketing sans pouvoir utiliser de données utiles de votre système PDV? 

Pour une stratégie marketing efficace, vous voudrez que votre système PDV:

• Présente un programme de fidélisation intégré
• Vous connecte à des outils marketing par courriel ou texto
• Vous permette de segmenter votre clientèle
• Amplifie vos efforts marketing dans les médias sociaux

Si votre système actuel est à la traîne, il est temps de passer à un nouveau système PDV. 

Comment changer votre système PDV 

Une fois prise la décision de changer de système, vous devez suivre les étapes que voici afin de mettre en place un nouveau système. 

1. Déterminez vos besoins et faites vos recherches (en anglais)

Bon, votre système PDV actuel ne convient plus. Mais en quoi, exactement? 

Vous avez peut-être besoin d’un système de gestion des stocks plus complet; le genre de système qui permet de classer et d’organiser facilement un inventaire complexe comme bon vous semble. Ou peut-être trouvez-vous que vos emplacements ne sont pas reliés de manière aussi fluide que vous aimeriez, et que vous ne pouvez pas transférer des stocks, des employés ou des données clients facilement d’un emplacement à l’autre. Il se peut aussi que vous soyez limité par le niveau de détail des données ou que le système ne soit simplement pas assez rapide et assez mobile pour offrir une bonne expérience en magasin.

Peu importe ce qui vous pousse à faire ce changement, vous savez que vous avez des points problématiques précis. Notez vos principaux trois à cinq problèmes actuels, fonctions essentielles et fonctions que vous aimeriez bien avoir. Gardez ces points à l’esprit pendant que vous magasinez les systèmes PDV. Des promesses alléchantes de frais super bas ne feront pas long feu, mais une suite complète d’outils vous sera très utile à long terme.  

2. Évaluez le soutien à la clientèle offert par le fournisseur 

Si jamais vous avez à contacter le service de soutien, vous voulez savoir que quelqu’un sera disponible pour vous aider, peu importe l’heure. 

Recherchez un soutien 24 heures, de même qu’un soutien offert sur plusieurs canaux. 

Bien que le soutien par téléphone soit un mode qui a fait ses preuves, si vous êtes en pleine période de pointe, un soutien par clavardage est préférable pour le multitâche. Et si vous avez une question qui ne nécessite pas une réponse immédiate, un courriel pourrait bien être l’idéal. Trouvez un fournisseur de système PDV qui vous offre la flexibilité de le contacter de la façon qui vous convient. 

Vous voudrez aussi les essentiels : un centre d’aide complet, de même que l’accès à des vidéos de démonstration et à des guides de dépannage. 

3. Vérifiez si vous avez besoin d’un nouveau service de traitement des paiements

Ce n’est pas tous les services de traitement des paiements (en anglais) qui fonctionnent avec tous les systèmes. Informez-vous pour savoir si votre service de traitement des paiements actuels fonctionnera, ou si vous devrez le changer. Peu importe le système pour lequel vous opterez, nous vous recommandons de choisir un service de traitement des paiements intégré afin de réduire les risques d’erreurs et faciliter l’emploi du système.  

4. Déterminez si vous avez besoin de nouveau matériel

Tout comme les services de traitement des paiements, ce ne sont pas toutes les pièces d’équipement qui seront compatibles avec un système différent. Vérifiez que votre installation actuelle fonctionnera aussi avec le nouveau logiciel et voyez si vous devrez faire des changements ou des mises à niveau avant de pouvoir installer votre nouveau système PDV. 

5. Demandez à avoir des démos et de la formation

Avant de commencer à utiliser votre nouveau système, assurez-vous de planifier suffisamment de démonstrations et de séances de formation. Réservez-en autant que vous avez besoin pour vous sentir à l’aise sur votre nouveau système et assurez-vous d’inviter tous les employés qui doivent apprendre à s’en servir. 

6. Installez votre nouveau logiciel PDV

Une fois votre matériel configuré, vous pouvez installer votre logiciel. Avec un système PDV infonuagique, l’installation peut être aussi simple que de se connecter à un site web ou de télécharger sur une tablette l’appli du fournisseur de votre système PDV. 

7. Importez vos données d’inventaire

Avant de commencer à utiliser votre nouveau système PDV, assurez-vous de faire un inventaire des stocks (en anglais) exact dans votre ancien système. Avec une quantité en stock exacte, vous pouvez exporter vos données d’inventaire de votre ancien système pour les importer dans votre nouveau. Si vous avez besoin d’inclure des champs personnalisés, assurez-vous que votre nouveau système prend en charge ces ajouts. 

8. Envisagez d’opter pour des services professionnels

Vous êtes occupé. Vous avez plusieurs emplacements à diriger, des employés à gérer, des budgets à superviser… Avec autant à faire, vous n’avez peut-être pas le temps de superviser le changement de système PDV. 

Mais ne vous empêchez pas de changer pour ça! Une aide professionnelle pendant la mise en place facilite grandement la transition vers un nouveau système PDV. 

Informez-vous pour savoir si votre nouveau fournisseur offre des trousses de soutien de départ. Il est aussi possible qu’il puisse s’occuper pour vous de la configuration de votre compte, de la migration des produits et des données clients. Chez Lightspeed, nous pouvons même vous former, vous et vos employés, sur tous les aspects du système PDV si vous le voulez. 

Besoin de plus que d’un simple système PDV? 

La plateforme de commerce tout-en-un de Lightspeed vous permet de gérer votre commerce et de le faire grandir, où que vous soyez. Faites des ventes en magasin, créez un site de commerce en ligne prospère et faites facilement le suivi des résultats de l’ensemble de votre commerce: le tout au même endroit. 

Parlez à nos experts pour voir si Lightspeed est l’option qu’il vous faut.