La gestion des achats au détail peut s’avérer difficile pour les propriétaires d’entreprise les plus expérimentés.
Les enjeux sont élevés. Le montant qu’un détaillant paie pour les pièces, les biens et les services détermine les profits et les pertes éventuels.
Les complications dues à la pandémie de COVID-19 ont également rendu le processus plus difficile. Les propriétaires d’entreprises doivent faire face à des fermetures d’usines, des retards d’expédition et un sentiment général d’incertitude.
Nous avons donc rencontré plusieurs experts du commerce de détail pour obtenir leurs conseils sur l’approvisionnement du commerce de détail, afin que vous puissiez construire une entreprise financièrement saine.
Nous allons aborder les thèmes suivants:
- Ce qu’est l’approvisionnement au détail
- Pourquoi l’achat au détail devrait vous intéresser
- Les étapes communes de l’approvisionnement
- L’histoire de l’approvisionnement en cas de pandémie d’un détaillant
- Comment un spécialiste des marchés publics pourrait vous aider
- 5 meilleures pratiques en matière d’approvisionnement du commerce de détail
Commençons par une explication générale du commerce de détail.
Qu’est-ce que la gestion des achats au détail ?
L’approvisionnement au détail consiste à rechercher et à acheter les produits que vous voulez vendre, ou à obtenir les pièces dont vous avez besoin pour fabriquer et vendre vos propres produits.
Par exemple, vous pouvez acheter des produits finis à un fabricant ou à une autre marque pour les revendre à votre client au détail. Dans ce modèle de vente en gros, une autre marque fabrique les produits que vous achetez, majorez et vendez à vos clients.
Pourquoi la gestion des achats est-elle importante ?
En d’autres termes, la façon dont vous gérez les achats détermine la réussite ou l’échec de votre entreprise.
« Tout au long du processus de gestion des achats, le coût des marchandises vendues (COGS) est établi. Cela déterminera la rentabilité, la structure des prix, le positionnement de la marque et tant d’autres éléments clés de l’entreprise », explique Hillary Senko Cullum, conseillère en commerce de détail qui a travaillé avec des marques telles que Alexander McQueen, Balenciaga et Gucci.
« Un processus d’approvisionnement réussi ne se traduira pas seulement par des produits à vendre, mais aussi par une compréhension claire des coûts », ajoute M. Cullum. « Le processus ne s’arrête pas non plus une fois que le produit est prêt à être vendu. L’approvisionnement suivra les performances et mènera continuellement des négociations avec les fournisseurs pour améliorer les conditions ou ajuster l’offre si nécessaire. C’est un processus continu qui assure la viabilité et le succès de l’entreprise. »
Quelles sont les principales étapes de l’approvisionnement du commerce de détail ?
Décomposons les étapes de la gestion des achats au détail. Le processus comprend des activités telles que :
- Recherche des préférences des clients et des performances de vente passées
- Identifier les fabricants, les produits et les marques
- Aller sur le marché pour trouver des produits et des matériaux
- Négocier avec les fournisseurs
- Émission de bons de commande
- Réception des matières premières et des marchandises
- Suivi des performances
- Négociations continues avec les fournisseurs pour améliorer les ventes et les marges
Tous les détaillants n’achètent pas uniquement des produits auprès de grossistes. Certains fabriquent aussi leurs propres produits.
« Cela introduit l’acquisition de matières premières qui seront utilisées pour fabriquer un produit », explique M. Cullum. « Il s’agit d’un processus plus vertical dans lequel le détaillant crée des biens destinés à être vendus directement au consommateur ou à un grossiste. La complexité de ce type d’approvisionnement implique une compréhension précise des matériaux nécessaires ainsi que du coût de chaque composant afin de contrôler la rentabilité globale. »
Par exemple, chaque composant sourcé doit correspondre au processus de production pour garantir une chaîne d’approvisionnement totalement intégrée, où il n’y a pas de retard dû à un manque de matériaux. « Les principes fondamentaux du processus restent tous les mêmes, sauf que dans ce cas, vous gérez plusieurs pièces qui doivent toutes s’assembler pour former un produit fini. »
L’expérience d’un détaillant en matière d’approvisionnement pendant la pandémie de COVID-19
Mais qu’en est-il réellement de l’approvisionnement aujourd’hui ?
Demandez à Ostap Bosak, qui sait trop bien à quel point l’approvisionnement est devenu difficile pour les détaillants depuis le début de la pandémie.
Il est le directeur de Marquis Gardens, un détaillant de produits pour les bassins et les jeux d’eau à Toronto, en Ontario.
« Nous avons tous vu des interruptions dues à la fermeture d’usines au cours de la première partie de 2020, notamment en Chine », déclare Bosak. « Pour ajouter à cela, depuis août et septembre 2020, il y a une pénurie de disponibilité de transport depuis l’étranger. Il n’y a littéralement pas assez de conteneurs, de navires et de capacité portuaire pour déplacer suffisamment de produits. Cela a entraîné un allongement des temps de transit et un bond de 50 % du prix moyen de nos conteneurs de la Chine vers l’Amérique du Nord. »
Pour cette raison, Marquis Gardens s’est souvent retrouvé à court d’inventaire.
« Il n’y a rien de plus douloureux pour une entreprise que de rembourser des ventes réalisées parce que nous ne pouvons pas les honorer à temps », explique M. Bosak. « Par conséquent, nous avons décidé de prendre le risque, et un peu de coup financier, de doubler notre approvisionnement pendant la saison basse à travers l’hiver. Nous prévoyons que la demande de 2020 se poursuivra au moins jusqu’à la vaccination complète. »
Les défis de l’entreprise montrent comment les choix et les tendances en matière d’approvisionnement ont un impact profond sur les opérations des détaillants. Comme le montre l’expérience de Bosak, la pandémie a entraîné de nombreuses perturbations dans la chaîne d’approvisionnement des détaillants. La fermeture d’usines et la disponibilité limitée des matières premières ont entraîné des retards de production et une augmentation des coûts dans tous les secteurs. Les stratégies d’approvisionnement du commerce de détail, trop dépendantes d’un seul fournisseur, d’une seule source de matières premières ou d’une seule marque, ont ainsi été mises à mal.
Devriez-vous engager un spécialiste des achats pour votre magasin ?
Il est compréhensible que de nombreux détaillants, magasins de commerce électronique et même les fournisseurs de commerce électronique eux-mêmes recherchent un soutien extérieur pour les aider à surmonter ces obstacles.
« Si vous vous demandez si votre entreprise a besoin ou non d’un responsable des achats, il y a de fortes chances que ce soit le cas », déclare Simon Elkjær, directeur du marketing d’avXperten, un détaillant de produits électroniques au Danemark. « L’avantage d’avoir un responsable des achats, c’est que vous pourrez bénéficier de l’avis d’un expert et faire des choix d’achat intelligents qui vous feront économiser de l’argent sans compromettre la qualité de vos produits », ajoute-t-il.
La personne idéale doit avoir un don pour la finance, être capable de planifier et de relever les défis avec calme. « Votre responsable des achats doit toujours être prêt à apprendre et à s’adapter aux exigences de votre secteur et à nouer des relations avec les fournisseurs », ajoute M. Elkjær.
Les détaillants doivent-ils utiliser des logiciels pour l’approvisionnement ?
Les détaillants devraient également envisager de numériser leur stratégie d’approvisionnement, selon M. Elkjær. « Les détaillants devraient également être plus ouverts à l’utilisation de logiciels d’approvisionnement. Les fonctionnalités des logiciels d’approvisionnement peuvent aller de l’analyse des dépenses à la gestion des fournisseurs. Pour trouver le bon logiciel de gestion des achats, comparez les fonctionnalités et voyez quel produit répond à vos besoins. »
5 bonnes pratiques en matière d’approvisionnement de détail
En plus des bonnes personnes et des bons outils, les détaillants ont également besoin d’une stratégie d’approvisionnement de haut niveau ou au moins d’une série de principes directeurs.
« La stratégie doit couvrir l’identité de l’entreprise, le profil du client, les objectifs à court et à long terme, les principales mesures de suivi du succès, les échéances pertinentes, les principaux intrants et extrants et la façon dont les achats sont liés aux autres secteurs de l’entreprise », explique M. Cullum.
Voici cinq bonnes pratiques en matière de passation de marchés que vous pouvez explorer, alors que vous commencez à élaborer une stratégie détaillée :
- Comprendre le pourquoi : Commencez par comprendre clairement vos objectifs. Il peut s’agir du niveau des stocks, du coût de revient, de la rentabilité nécessaire ou des délais de livraison des produits. Commencez par une analyse initiale pour créer une feuille de route solide de ce qui doit être accompli et des indicateurs clés de performance (ICP) qui doivent être atteints.
- Ayez des fournisseurs de secours : Continuez à chercher en dehors des vendeurs et des relations avec les fournisseurs existants. Même si les tarifs ou les produits actuels fonctionnent bien, il est important de continuer à rechercher des sources d’approvisionnement pour avoir la possibilité de remplacer un fournisseur si nécessaire. Votre approvisionnement ne doit pas dépendre trop fortement d’un seul fournisseur, car cela met en péril l’ensemble du processus.
- Étudier les tendances de la demande : Comprendre quand il faut augmenter ou diminuer les commandes des fournisseurs à certains moments de l’année, en fonction de la demande des consommateurs. Cette demande peut changer en fonction de la saison, de l’imminence des vacances, des turbulences économiques ou des tendances du marché.
- Allez au-delà des comptages cycliques : « Beaucoup de responsables des achats se tournent vers le comptage cyclique pour assurer un flux d’inventaire rentable et l’exactitude des enregistrements. » Le comptage cyclique consiste à compter une partie de votre inventaire au lieu de faire l’inventaire de tous vos articles en une seule fois. « Le comptage cyclique n’est cependant qu’un outil parmi d’autres. Il peut en fait jouer contre vous si votre comptage cyclique est effectué peu fréquemment et de manière isolée, sans tenir compte des tendances de données connexes », explique Nick Drewe, PDG et cofondateur de Wethrift.
- Utilisez un logiciel comme Lightspeed : Faites appel à un logiciel de gestion des stocks omnicanal pour tenir compte des différences de demande entre les points de vente au détail et les boutiques de commerce électronique, ainsi que des pratiques de gestion des stocks telles que le premier entré, premier sorti (PEPS), la gestion par catégorie et les micro-audits de stock. Le marché aux fournisseurs de Lightspeed, unique en son genre, relie directement les détaillants aux fournisseurs.
Maîtriser les marchés publics
Comme vous pouvez le constater, l’approvisionnement des détaillants est un processus vivant. Les détaillants doivent constamment surveiller les résultats de leurs efforts et apporter les modifications nécessaires. Mais avec les bonnes stratégies, les bonnes personnes et les bons outils à votre disposition, vous pouvez vous procurer tout ce dont vous avez besoin aussi facilement que possible.
Pour commencer à gérer vos stocks, à établir des prévisions et à trouver des fournisseurs, discutez avec nos experts pour découvrir comment Lightspeed peut vous aider. Discutons !
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