12 éléments juridiques essentiels pour créer votre boutique en ligne

Si vous démarrez une nouvelle boutique en ligne, de nombreuses questions d’ordre juridique, attendues ou inattendues, risquent de se poser. Comme un homme averti en vaut deux, nous vous présentons ici 12 points importants à prendre en considération. Et même si vous avez déjà commencé, il est toujours utile de vérifier que vous avez bien pensé à tout, car il n’est jamais trop tard pour bien faire.

1. Choisissez votre structure juridique

Vous devez décider si vous allez séparer votre boutique en ligne de votre entreprise existante (si vous en avez déjà une) et/ou de votre patrimoine privé. Nous vous conseillons vivement de consulter un juriste et/ou un expert en comptabilité, afin d’évaluer tous les risques et implications fiscales en toute connaissance de cause.

2. Choisissez un nom et un logo pour votre boutique en ligne

Pour votre boutique en ligne, choisissez un nom qui ne soit pas déconcertant pour le consommateur moyen. Distinguez-vous clairement des noms commerciaux et des logos de vos concurrents. Lorsque vous envisagez un nom commercial, il est judicieux de vérifier qu’il est encore disponible comme nom de domaine dans votre région. Si c’est le cas, enregistrez-le ou achetez-le sans attendre. Si vous souhaitez également faire enregistrer votre nom comme une marque déposée (voir aussi le point 6 ci-dessous), gardez à l’esprit que votre nom ne doit pas être seulement descriptif, c’est-à-dire qu’il ne doit pas uniquement décrire vos produits et/ou vos services. Les noms qui sont seulement descriptifs ne peuvent pas être protégés selon le droit des marques, car ils ne permettent pas d’identifier ni de distinguer la source des produits ou des services.

3. Faites enregistrer votre entreprise

Que vous ayez créé une entité juridique distincte ou non (voir le point 1 ci-dessus), votre entreprise (de commerce électronique) doit être inscrite au registre du commerce local, tout comme n’importe quelle autre entreprise. Si votre entreprise se trouve en Europe, ce site peut vous aider à trouver votre registre du commerce local.

4. Configurez votre boutique en ligne

Vous aurez besoin d’un site web pour faire la promotion de votre entreprise. Veillez à ce que ce site comporte toutes les informations juridiquement requises, telles que le nom de votre entreprise, votre forme juridique (si vous en avez créé une, voir le point 1 ci-dessus), l’adresse de votre entreprise et ses coordonnées de contact, votre numéro d’inscription au registre du commerce et votre numéro de T.V.A.

Il est fortement recommandé de placer un lien bien visible vers vos conditions générales de vente (voir le point 5 ci-dessous) et vers votre déclaration de politique de confidentialité applicable aux clients (voir le point 7 ci-dessous). N’oubliez pas d’informer les visiteurs de votre site web des cookies que vous utilisez dans votre site et de leurs finalités. Pour cela, vous pouvez ajouter une déclaration relative à votre utilisation des cookies ou inclure un paragraphe traitant ce sujet dans votre déclaration de politique de confidentialité. N’ayez aucune crainte, le produit, les ressources et le soutien eCom de Lightspeed peuvent vous aider et vous guider sur ce chemin parsemé d’embûches.

Si votre entreprise se trouve dans l’Union européenne (ou en Islande, au Liechtenstein ou en Norvège), votre site web doit également comporter un lien aisément accessible vers la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges. Cette plateforme gérée par la Commission européenne aide à régler les litiges relatifs aux transactions en ligne — nationales comme intra-européennes — sans avoir recours aux tribunaux. Vous trouverez ici des compléments d’information à ce sujet.

Pour la création de votre boutique en ligne, veillez à ne pas copier la conception d’une autre personne ou d’une autre entreprise, en particulier celle d’un concurrent. De nombreuses plateformes de création web, entre autres Lightspeed, proposent des thèmes ou des modèles de création gratuits ou abordables. Si vous confiez la réalisation de votre site web à un créateur tiers, il importe de lui demander de vous en remettre les clés / commandes et de vous expliquer comment effectuer vous-même les mises à jour du site. Assurez-vous également que votre responsabilité ne sera pas engagée si la conception du créateur web venait à porter atteinte à des droits de propriété intellectuelle de tiers (voir le point 6 ci-dessous).

Vous aurez besoin d’une plateforme de commerce électronique capable de soutenir votre activité, vous permettant d’ajouter des produits, des prix et des informations et pouvant intégrer un fournisseur fiable de services de traitement de paiements en ligne. Lightspeed propose une plateforme qui offre un juste équilibre entre fonctionnalités et prix. Lorsque vous indiquez les prix de vos produits, n’oubliez pas que dans l’Union européenne, ils doivent comprendre tous les coûts applicables, y compris la T.V.A.

5. Rédigez vos conditions générales de vente

Il est essentiel de rédiger avec la plus grande attention vos conditions générales de vente (CGV) pour protéger votre entreprise et limiter vos risques. Ces CGV régiront toutes vos transactions et seront applicables pour tous vos clients (sous réserve qu’ils en soient informés avant la transaction), mais elles vous engageront également, vous et votre entreprise. Ne copiez pas les conditions générales d’un autre site web, car elles ne conviendraient certainement pas à votre entreprise. Après tout, il vaut toujours mieux rédiger soi-même ses propres règles !

Si vos CGV ne sont pas disponibles sur votre boutique en ligne, vous êtes juridiquement tenu de les remettre à vos clients avant qu’ils effectuent leur achat. Dans le produit Lightspeed eCom, cette fonctionnalité est intégrée dans le flux de travail des achats.

Vos CGV doivent préciser que le consommateur a le droit d’annuler toute transaction en ligne dans un délai de 14 jours et qu’il bénéficie d’une garantie juridique durant au moins 2 ans en cas de défaillance du produit qui lui a été vendu. Vos conditions générales de vente doivent aussi expliquer comment le consommateur doit procéder pour faire valoir ces droits.

6. Propriété intellectuelle (P.I.)

La propriété intellectuelle se présente sous deux aspects.

D’un côté, vous voulez protéger votre propre propriété intellectuelle, par exemple en déposant votre nom, concept, logo, slogan, etc. — ce qui vous confère le droit d’exclusivité concernant le nom, concept, logo ou slogan pour les biens ou services que vous proposez. Tenez compte du fait que l’enregistrement d’une marque s’accompagne de certains frais, mais si vous envisagez une expansion internationale : l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle fournit une protection dans tous les pays de l’U.E. Notez que, même sans l’enregistrer, votre texte est protégé par copyright et que personne ne peut donc le copier sans votre consentement.

D’un autre côté, vous voulez vous assurer de ne pas porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’autres personnes ou entreprises. Vérifiez donc la ou les bases de données de marques pertinentes avant de publier votre nom ou votre logo. Vous pouvez même chercher des images déposées au sein de l’Union européenne. Si vous travaillez avec des tiers qui rédigent ou créent vos matériels de marketing pour vous, assurez-vous que leurs travaux soient soumis à un contrôle du plagiat et, lorsque vous négociez votre contrat de service avec ces tiers, veillez à prévoir une clause d’indemnisation vous protégeant en cas d’atteinte à des droits de P.I. Le principe général est qu’il faut supposer que tout ce que vous utilisez est protégé, sauf si vous l’avez créé vous-même (ou si quelqu’un d’autre l’a fait pour vous). En cas de doute, cherchez à obtenir l’autorisation à la source (par exemple obtenir des droits de licence pour toutes les images que vous présentez sur votre site web).

7. Respect de la vie privée

Dans le cadre de vos transactions en ligne, vous allez réunir des informations personnelles relatives à vos clients. Ne collectez que les données personnelles réellement nécessaires pour exécuter la transaction et veillez à conserver ces données en sécurité. En matière de respect de la vie privée, la transparence est essentielle. Les clients voudront trouver une déclaration de politique de confidentialité claire sur votre site web et les visiteurs chercheront une déclaration relative à l’utilisation des cookies. Lightspeed propose à ses clients des ressources gratuites pour les aider à gérer ces questions de confidentialité.

Si votre entreprise se trouve dans l’Union européenne ou vend à des clients y résidant, vous devez respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD). Prenez connaissance des principes fondamentaux du RGPD et des droits qu’il accorde en matière de respect de la vie privée aux personnes dont les données personnelles sont traitées (il peut s’agir de n’importe qui, depuis les visiteurs et clients du site web jusqu’à toute personne physique qui représente vos vendeurs ou vos partenaires). Sachez comment respecter ce règlement et comment répondre aux demandes en matière de confidentialité. Veillez à ce que vos prestataires de services qui ont accès aux données personnelles de vos clients respectent eux aussi intégralement le RGPD, en leur qualité de sous-traitants des données. N’oubliez pas que le respect de la vie privée n’est pas uniquement une question de conformité : c’est aussi une question de réputation !

8. Expédition et livraison

Inutile d’insister sur le fait qu’il est essentiel de choisir le service de livraison qui convient pour votre entreprise. Vous avez bien entendu besoin d’un service de livraison fiable et abordable, mais vous voudrez peut-être aussi prendre en considération la rapidité, la qualité du service, les options de suivi et les capacités d’intégration dans votre système de caisse (voir le point 4 ci-dessus). Certaines solutions d’expédition conviennent mieux à certains pays et il peut être judicieux d’utiliser plusieurs services, afin de pouvoir proposer différentes possibilités d’expédition à vos clients (par exemple expédition plus lente, mais gratuite ou envoi rapide moyennant supplément). Certains prestataires proposent des services de livraison directe drop shipping, vous permettant d’externaliser tous les aspects de la gestion des stocks, de l’entreposage et de la livraison pour votre entreprise — moyennant paiement, bien entendu. Si vous parvenez à obtenir certains niveaux de services et de rapidité de la part de vos prestataires de transport, assurez-vous de pouvoir vérifier qu’ils respectent effectivement leurs engagements et de disposer d’un recours en cas contraire.

9. Marketing en ligne

Dans vos publicités en ligne, ne publiez pas de messages équivoques ou trompeurs. Lorsque vous lancez des promotions ou une campagne de marketing, indiquez clairement les règles que vous vous engagez à respecter. Tout se résume à un principe simple : ne surprenez pas vos clients. Veillez à ce qu’ils puissent comprendre à quel moment ils concluent un contrat avec vous et ce à quoi ils s’engagent exactement. Vous ne devez pas ajouter de produits ou de services à leurs paniers sans qu’ils en manifestent l’intention, donc ne cochez jamais d’options ou de suppléments au préalable : ces possibilités doivent rester ouvertes, pour que les clients puissent cocher les cases correspondantes s’ils le souhaitent.

Lorsque vous créez du matériel marketing, n’utilisez de concepts, images ou textes existants que si vous avez obtenu les licences requises pour ces contenus (voir le point 6 ci-dessus). Certains contenus sont peut-être réutilisables gratuitement à des fins commerciales et d’autres sont peut-être disponibles moyennant un droit de licence. Le paiement de ce genre de licence ne vous accorde pas nécessairement d’exclusivité sur le contenu, donc lisez attentivement toutes les dispositions de votre contrat de licence.

Pensez également au respect de la vie privée (voir le point 7 ci-dessus). N’utilisez pas les données personnelles de vos clients pour d’autres objectifs que ceux pour lesquels ces données ont été collectées. Les possibilités proposées, par exemple pour l’abonnement à votre bulletin d’information, ne doivent pas être déjà cochées. Veillez à respecter la volonté de vos destinataires qui ne veulent PLUS recevoir d’e-mails de votre entreprise ou de vous-même.

10. Soyez informé de vos obligations

Tenez compte du fait que des législations spécifiques peuvent être applicables dans votre secteur en particulier ou concernant certains produits. Assurez-vous de respecter les règlements de sécurité et d’hygiène et autres obligations ou restrictions réglementaires. Pour vendre des animaux de compagnie ou en faire de la publicité en ligne, par exemple, vous aurez probablement besoin d’une licence et vous serez soumis à certaines lois relatives à la protection des animaux. Pour certains produits tels que peintures ou produits chimiques, il existe des exigences spécifiques en matière d’expédition.

11. Assurance

Pensez à souscrire les polices d’assurance utiles et pertinentes, par exemple une assurance de responsabilité commerciale, une assurance de responsabilité civile professionnelle, une assurance d’employeur (si vous employez des personnes) ou encore toute assurance applicable dans votre secteur d’activité spécifique. Étant donné que vous démarrez ou gérez votre entreprise en ligne, il est vivement recommandé de souscrire également une assurance de cybersécurité.

12. Recrutement du personnel

Veillez à conclure un contrat de travail solide avec chaque employé. Prenez contact avec votre prestataire de services de salaires pour qu’il vous aide à déterminer le modèle de rémunération et les avantages qui conviennent. Présentez et expliquez clairement toutes les règles et politiques complémentaires que vos employés doivent respecter. Informez-vous de toutes les obligations importantes que le droit du travail impose aux employeurs.

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