Gérer l'inventaire du restaurant de votre club de golf

Le contrôle des stocks est la pierre angulaire de la gestion de votre restaurant. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner plus qu’une perte de revenus sur un seul produit. En effet, elle peut entraîner une incapacité totale à proposer plusieurs repas du menu, car l’absence d’un seul ingrédient pourrait entraver la capacité de votre personnel à produire plusieurs plats. En assurant un contrôle adéquat des stocks, vous éviterez ce dilemme et contribuerez à maintenir un fonctionnement sans soucis majeurs. Au contraire, un excédent de produits périssables peut entraîner une expiration des dates recommandées et un gaspillage, ce qui se traduit par des pertes financières non désirées. Les dirigeants de l’industrie alimentaire comprennent que les coûts élevés et les faibles marges bénéficiaires signifient que chaque dollar doit être dépensé judicieusement, ce qui fait du contrôle des stocks l’aspect le plus vital de la gestion de votre restaurant.

Qu’est-ce que la gestion des stocks alimentaires ?  

C’est fastidieux, encombrant et difficile, mais la gestion des stocks alimentaires peut être la responsabilité la plus importante sur la longue liste des tâches d’un directeur de restaurant. Elle touche directement tous les autres aspects de l’entreprise. Il s’agit des articles que vous avez sous la main, des niveaux de stock sur vos étagères, organisés dans vos garde-manger, et du stockage dans vos réfrigérateurs et congélateurs. Trop de choses peuvent être gaspillées – trop peu est restrictif et affectera le service à la clientèle.    

Pourquoi est-ce important ?

Gaspillage alimentaire

Malgré le fait que près d’un milliard de personnes se couchent chaque soir le ventre vide, les améliorations de la gestion alimentaire dans certaines régions du monde sont réduites par un effort tout aussi inefficace dans d’autres régions. Les États-Unis, par exemple, gaspillent un peu moins de la moitié de leur nourriture, dont une grande partie est encore comestible. Plusieurs causes peuvent être attribuées à cette perte, notamment les conditions météorologiques, l’instabilité des marchés et les pratiques d’achat inefficaces. Malheureusement, les restaurants jouent un rôle important dans ce gaspillage, avec jusqu’à 33 milliards de livres de nourriture mal utilisées, gaspillées et jetées. C’est le résultat direct d’une commande excessive et d’une mauvaise gestion des plats et des ingrédients qui les composent. 

Perte financière

Comme dans d’autres entreprises, les pratiques d’achat de votre restaurant ont un impact direct sur vos bénéfices et vos résultats. Des systèmes de suivi adéquats vous aideront à comprendre quels articles vous utilisez, en quelle quantité et à quelle fréquence vous devez vous réapprovisionner pour ne pas épuiser votre stock. Par définition, tout gaspillage au sein d’une entreprise coûte de l’argent à cet établissement – cette situation est amplifiée dans le secteur de la restauration, où le gaspillage représente environ 25 milliards de dollars par an. Le gaspillage dans les restaurants a lieu avant et après le contact avec les clients. Entre la nourriture qui n’atteint jamais les tables de vos clients et celle qui reste dans l’assiette après leur repas, une grande partie des recettes est jetée dans le réceptacle. En fait, un contrôle efficace des stocks pourrait faire économiser à votre entreprise jusqu’à cinq ou six pour cent des coûts de restauration – faites le calcul pour votre entreprise et voyez ce que cela se traduit en dollars.   

Satisfaction des clients

Dans le golf, la satisfaction du client est la règle. Chaque partie de votre installation doit être orientée vers la relation avec le client, y compris votre restaurant. Comme nous l’avons déjà mentionné, la gestion et le contrôle des stocks s’étendent vers le haut pour affecter toutes les autres facettes d’un restaurant, dont la satisfaction et le plaisir de votre clientèle ne sont pas les moindres. Pour fidéliser la clientèle, il faut commencer par vos processus et vos procédures – rendez le processus de commande simple et cohérent, et vous aurez une longueur d’avance. Assurez-vous d’avoir une quantité suffisante de toutes les fournitures et ingrédients pour éviter cette conversation regrettable – « Je suis désolé – nous n’en avons plus en stock »

Conseils sur la gestion de votre inventaire alimentaire

Gardez votre stockage propre et organisé

Un contrôle précis des stocks commence par l’organisation. Assurez-vous de disposer de rayonnages adéquats et de méthodes de catégorisation efficaces. Étiquetez tout avec précision et appliquez un identifiant unique à chaque article pour faciliter les références croisées avec votre tableur d’inventaire. Ces étapes éviteront les doubles comptages et garantiront que la bonne quantité de chaque article est disponible ou en commande. 

Assigner une équipe

Comme pour la plupart des aspects des affaires, l’organisation est essentielle. Développez un calendrier d’inventaire qui indique la fréquence des procédures d’inventaire. Vous devez avoir une équipe qui comprend l’importance d’un inventaire précis. Cette équipe spécialisée de deux ou trois personnes connaîtra l’ensemble du processus, de la réception des articles à leur stockage, en passant par leur application aux sélections du menu. Elle doit s’attacher à rationaliser le processus afin qu’il soit rapide, efficace et précis. 

Créez un document de suivi

La tenue précise des registres est un autre rouage essentiel du processus de contrôle de l’inventaire. L’utilisation d’un logiciel, ainsi qu’une feuille de calcul, permettra à ceux qui procèdent à l’inventaire physique d’entrer leurs conclusions dans la feuille de calcul, et vous permettra par la suite de mettre à jour votre logiciel d’inventaire avec des chiffres précis qui représentent une représentation valable de votre inventaire. Votre tableur doit contenir des en-têtes tels que

• ID de l’inventaire
• fréquence
• catégorie
• nom de l’article
• unité de mesure et coût
• quantité actuellement en stock
• la valeur totale de l’inventaire

En effectuant votre inventaire périodique en tenant compte de ces éléments, vous obtiendrez une feuille de calcul précise qui vous aidera à gérer votre entreprise au mieux de ses possibilités.

Suivi cohérent et régulier

L’inventaire doit être effectué régulièrement, généralement le même jour et à la même heure pour éviter les incohérences. Idéalement, l’ensemble de votre personnel devrait être formé pour effectuer un inventaire précis ; toutefois, comme mentionné précédemment, le fait d’avoir deux ou trois membres d’équipe dédiés qui le font de manière régulière permettra d’obtenir un décompte plus fiable. 

Suivez la méthode d’inventaire premier entré/premier sorti (FIFO)

La plupart des professionnels de la comptabilité connaissent le concept de FIFO. Dans la gestion des restaurants, la pratique veut que l’on utilise d’abord les aliments les plus anciens pour réduire la détérioration et le gaspillage. Le FIFO facilite un processus d’utilisation des produits qui maximise l’utilisation des stocks et génère une rotation des articles. À mesure que des articles plus anciens sont incorporés dans les menus, les nouveaux stocks deviennent les anciens et le réapprovisionnement peut avoir lieu. Dans ce système, chaque article est utilisé, ce qui réduit les coûts et augmente les profits. 

Conservez les suppléments

Toutes les entreprises de restauration connaissent parfois un excédent d’articles ou de produits dans leurs entrepôts. L’essentiel est de reconnaître ces surplus et de les utiliser de manière judicieuse et innovante, en créant peut-être un plat unique ou une spécialité inattendue. Bien sûr, les intégrer dans les menus existants pourrait être la façon la plus simple de procéder.    

Tirez parti de la technologie

Les effets de la technologie sur les entreprises du XXIe siècle sont presque incommensurables. De la facilité d’utilisation aux méthodes permettant de gagner du temps, en passant par la précision des données, des systèmes comme le point de vente Lightspeed permettent de suivre votre inventaire en temps réel et de le mettre à jour au fur et à mesure de votre journée de travail. Le système génère également des rapports détaillés qui fournissent une vue d’ensemble de votre entreprise. Grâce à des solutions telles que les menus personnalisables, les plans d’étage ajustables, la gestion des stocks et un système d’affichage en cuisine, la technologie et les capacités de Lightspeed peuvent contribuer à rationaliser les processus et les procédures les plus importants de votre restaurant, vous donnant ainsi un avantage sur la concurrence, ainsi que sur les défis qui se présentent quotidiennement.   

Conclusion

Ces conseils et déclarations renforcent le fait que le contrôle des stocks est comme le Grand Oz derrière le rideau, qui gère les ficelles de votre entreprise – il n’est peut-être pas tape-à-l’œil ou sexy, mais le faire correctement se traduira par des clients heureux, une augmentation des revenus et un effet positif sur l’environnement. Le respect de ces mesures vous donnera un avantage dans vos efforts pour améliorer votre activité.