Ouvrir un café en 2022 : 12 étapes à suivre

Une bonne préparation est cruciale lorsque vous ouvrez votre propre établissement de restauration.

Vous souhaitez ouvrir un café, mais vous ne savez pas par où commencer et ce dont vous avez besoin exactement pour lancer votre bar à café ? Quels sont les éléments essentiels qui garantiront le succès de votre café ?

Nous avons dressé la liste des étapes principales dont vous devez tenir compte lorsque vous ouvrez votre propre « coffee shop » en 2022.

Comment ouvrir un café 

Dans cet article, vous trouverez toutes les étapes nécessaires à l’ouverture de votre propre café. Les premiers pas ne sont peut-être pas les plus agréables – pensez aux formalités de démarrage – mais ils contribueront au succès futur de votre entreprise. Dans ce guide pratique, vous découvrirez tout ce que vous devez savoir pour ouvrir un café : des permis à votre menu, de la détermination de votre groupe cible au marketing sur les réseaux sociaux.

Dans cet article, nous abordons les éléments que vous devez prendre en compte lorsque vous ouvrez votre propre bar à café :

1. Première étape : création d’un business plan pour votre café
2. Administration, taxes et comptabilité
3. Permis et autorisations : à quoi doit se conformer un bar à café ?
4. Déterminez votre groupe cible
5. L’emplacement de votre café
6. L’achat du matériel : machine à café, logiciel de caisse, etc
7. Financement pour ouvrir un café 
8. L’aménagement et la décoration de votre café
9. Recrutement du personnel
10. Le menu de votre bar à café
11. Prévenir et éviter le gaspillage
12. Stratégie de marque, réseaux sociaux et marketing
13. Clients réguliers : programme de fidélité

1. Création d’un business plan pour votre café

La première étape de la création d’une entreprise est également l’une des plus importantes : l’élaboration d’un business plan. Un plan d’entreprise solide comprend un résumé opérationnel, une analyse de marché et des prévisions financières.

2. Administration, taxes et comptabilité

Une bonne idée et un bon concept sont la base d’une entreprise prospère et rentable. Toutefois, sans une bonne gestion, administration et comptabilité, votre entreprise ne tiendra pas le coup longtemps. Selon une étude, 50 % des petites entreprises font faillite au cours des cinq premières années. Pour les entrepreneurs, nous avons élaboré un guide de démarrage qui aborde les points suivants :

• Types d’entreprise et ce qui convient le mieux à votre entreprise ;
• Les formalités de démarrage, telles que les certificats, les permis, les règles et les assurances ;
• Toutes les obligations des entrepreneurs de la restauration ;
• Comment votre logiciel de caisse enregistreuse peut-il vous aider.

Focus sur le choix de la structure juridique de votre café 

Parmi les éléments juridiques, le choix de la structure juridique est primordial et a un impact sur les opérations financières et sociales de votre futur café. 

• Vous souhaitez monter et gérer votre café seule.e ? Dans ce cas, le choix d’une Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée (EIRL) ou l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) peut représenter une solution adéquate (aucun capital minimal de départ requis)
• Vous souhaitez vous associer à plusieurs et ne souhaitez pas engager la responsabilité de votre patrimoine privé ?  La création d’une Société anonyme (SA) ou SAS peut être la solution idéale.
• Vous souhaitez assurer vos arrières en ouvrant un café avec un concept ayant déjà fait ses preuves et un accompagnement personnalisé ? Alors l’ouverture de votre café en franchise peut se révéler être une option plus sûre.

3. Permis et autorisations : à quoi doit se conformer un bar à café ?

Pour ouvrir une entreprise de restauration, vous devez tenir compte des autorisations (qui sont différentes d’un pays à l’autre). Voici quelques-unes des autorisations dont vous avez besoin pour votre café :

• Permis de servir de la nourriture
• Permis de jouer de la musique
• Permis environnemental
  
• Permis d’urbanisme
• Caisse enregistreuse certifiée

4. Déterminez votre groupe cible

Le groupe cible de votre café est fortement déterminé par son emplacement (voir le point suivant). Vous vous adressez aux étudiants qui recherchent principalement une tasse de café bon marché et un accès au WiFi ? Ou vous souhaitez devenir le type d’endroit où les jeunes familles veulent prendre une tasse de café tranquille pendant la journée et où leurs enfants peuvent s’amuser sans être dérangés ? Ou souhaitez-vous créer une expérience totale avec des types de café et des méthodes de préparation du café uniques ?

Le choix vous appartient ! Le café est bien sûr apprécié par différents types de groupes cibles, de sorte que vous attirerez sans aucun doute de nombreux amateurs de café. Néanmoins, il est utile de réfléchir à l’avance à votre groupe cible. Après tout, vous pouvez régler avec précision diverses choses, comme votre marketing, votre menu et votre look & feel.

5. L’emplacement de votre café

Comme pour tout type d’entreprise de restauration, l’emplacement joue un rôle majeur dans le succès de votre bar à café. Il existe cinq types de lieux que vous pouvez envisager :

• À proximité de bureaux : si vous ouvrez un café près d’autres entreprises, il sera particulièrement fréquenté en semaine et à l’heure du déjeuner. La commodité passe avant tout, car vos invités opteront plus souvent pour des plats à emporter. Vous n’êtes probablement pas obligé d’ouvrir votre entreprise le week-end.
• À proximité des écoles et des universités : Ici, vous aurez principalement affaire à des étudiants, qui ont généralement moins à dépenser, mais qui peuvent rapidement devenir des clients réguliers. Vous pourriez par exemple créer un genre de café-librairie. Pendant les week-ends et les vacances, vous aurez moins de monde.
• Près des magasins et des centres-villes : ces zones sont souvent plus fréquentées le week-end. Ici, vous pouvez également servir les touristes.
• Dans les zones résidentielles : Dans ces quartiers, vos visiteurs sont moins pressés et votre entreprise peut être considérée plus rapidement comme un « lieu de rencontre » pour les habitants et leurs enfants.
• À proximité des gares : La rapidité est le facteur le plus important ici, car la majorité de vos clients ont peu de temps et opteront pour la vente à emporter.

L’emplacement de votre café détermine donc le type de commerce qu’il sera : un café décontracté où les clients aiment s’attarder ou un lieu de vente à emporter où la rapidité est importante.

6. L’achat du matériel : machine à café, logiciel de caisse, etc 

Bien que l’ouverture d’un bar à café puisse nécessiter moins d’équipement que l’ouverture d’un restaurant, certaines choses sont essentielles :

1. Machine à café
2. Système de filtrage de l’eau
3. Moulin à café
4. Grains de café et thé
5. Différents types de lait et de sucre
6. Tasses et cuillères
7. Tasses et vaisselle à emporter
8. Marchandises : pensez par exemple aux tasses et aux grains de café réutilisables à emporter
9. Logiciel de caisse enregistreuse
10. WiFi gratuit

7. Financement pour ouvrir un café

Ouvrir un café nécessite des ressources financières de lancement.

Vous avez plusieurs options à votre disposition :

• Financement bancaire traditionnel : crédit bail, micro-crédit, crédits de garantie, etc : il existe de nombreuses solutions de crédit pouvant financer vos investissements (sous la condition d’avoir un business plan solide). 
• Proches et familles 
• Investisseurs privés
• Financement participatif : plusieurs plateformes de crowdfunding vous permettent de faire appel à la générosité d’anonymes pour financer votre projet en échange de contreparties symboliques ou financières : KissKissBankBank, Ulule, Kickstarter, etc. Pensez à bien présenter votre projet (son contexte, fondateurs, objectifs, comme l’a fait les Petites Cocottes par exemple, afin d’inciter les utilisateurs à financer votre projet !
• Aides publiques ou subventions

Pour en savoir plus sur chacune de ces options et leurs avantages et inconvénients, consultez notre guide Financer un restaurant : aide à la création d’entreprise.

Quel budget pour ouvrir un café ? 

Ouvrir un café implique de disposer d’un budget relativement conséquent : il faut compter entre 50 000 et 100 000 euros pour lancer son café.

Outre ces coûts de lancement, il faut également budgéter les coûts d’exploitation tels que le packaging, les frais de personnel, les charges courantes (électricité, eau, loyer, etc) ou encore le budget marketing/communication – nécessaire pour développer sa visibilité lorsqu’on démarre.

8. L’aménagement et la décoration de votre café

Comme vous avez pu le lire dans notre article sur les 8 tendances de la restauration pour 2021, l’expérience du client est plus importante que jamais. En tant que café, vous pouvez rendre l’expérience plus spéciale grâce, par exemple, à un intérieur stylé ou à thème. Prenez par exemple le MOOY à Anvers, où tout dans le café a un thème : le rose. Des reçus au papier toilette, des lattes aux murs, tout ici est rose.

En tant qu’entrepreneur débutant, vous avez peut-être peu de budgets à investir dans votre intérieur et votre décoration, mais cela ne doit pas coûter cher non plus. On trouve des meubles à prix abordables dans les marchés aux puces et sur les sites d’occasion. Peut-être connaissez-vous quelqu’un qui peut faire une belle peinture murale, ou vous pouvez trouver un beau néon quelque part.

La décoration de votre café doit être pensée avec soin. Voici quelques éléments auxquels vous devez prêter attention :

• Couleurs : réfléchissez à l’expérience que vous souhaitez offrir aux clients de votre café – et au groupe démographique que vous souhaitez attirer – et choisissez les couleurs principales de votre café en fonction de cela. Par exemple, si vous avez l’intention d’attirer beaucoup de jeunes mères dans votre café, vous pouvez envisager un décor lumineux et coloré qui plaira aux jeunes enfants. L’utilisation de sites visuels tels que Pinterest peut vous aider à trouver l’inspiration.
• L’éclairage : tenez compte non seulement des luminaires, mais aussi de la luminosité globale dans la pièce. Est-ce que vous souhaitez plutôt que votre café soit lumineux et ensoleillé, ou créer une ambiance avec un éclairage tamisé ?
• Le son : la musique que vous diffusez dans votre café contribue à l’atmosphère. Réfléchissez bien au style de musique et au volume que vous diffusez.
• Mobilier et articles : les tables, les chaises, les couverts et même les tasses et les soucoupes de votre café doivent tous refléter le design général et le thème du décor.

Pensez également à l’aménagement global de votre café de manière à pouvoir accueillir vos clients et employés dans un lieu fonctionnel et accessible pour tous :

• L’emplacement de la porte d’entrée par rapport au comptoir principal : le comptoir doit être suffisamment proche de la porte d’entrée pour permettre aux clients de commander facilement un café à emporter, mais suffisamment éloigné pour qu’une file d’attente au comptoir ne limite pas l’accès des clients qui veulent s’asseoir.
• Service de restauration : le mobilier ne doit pas bloquer l’accès à la cuisine ou au comptoir, et les allées doivent être ouvertes et facilement accessibles par le personnel du café.
• Accès en fauteuil roulant : l’aménagement de votre café doit laisser suffisamment d’espace pour permettre un accès facile aux personnes en fauteuil roulant. Investissez dans des rampes d’accès si votre café comporte des marches.

9. Recrutement du personnel

Dans la phase initiale d’ouverture de votre bar à café, vous ne pensez peut-être pas encore à recruter du personnel. Ou vous avez peut-être décidé d’ouvrir votre entreprise avec un ami ou un associé. Toutefois, à un moment donné, vous devrez recruter du personnel pour alléger la charge de travail. Un excellent service favorise souvent le retour de vos nouveaux clients.

10. Le menu de votre bar à café

Un menu rentable est un équilibre entre différents aspects, et vous devez l’aborder de manière stratégique. En tant que bar à café, les produits « de base » seront au centre de votre menu : espresso, capuccino, Americano, etc. En outre, vous aurez également besoin d’alternatives pour les hôtes qui ne boivent pas de café : thé, boissons gazeuses ou chocolat chaud. Vous pouvez éventuellement proposer des croissants frais ou un autre type de pâtisserie.

Mais vous devez aussi vous distinguer des autres cafés. Racontez par exemple l’histoire derrière les grains de café. D’où viennent-ils ? Les faites-vous rôtir vous-même ? Ou peut-être avez-vous un café unique au menu, un large éventail de lait végétal ou le plus délicieux pain à la banane fraîchement préparé ? Donnez à vos invités une raison de revenir.

Quelques exemples de boissons et de produits alimentaires que vous pouvez inclure dans votre menu de café :

• Boissons  : thés, cafés, chocolats chauds, jus de fruits, eau en bouteille, milkshakes, alcool (spiritueux, liqueurs, etc)
• Produits alimentaires : Sandwichs, baguettes et paninis, tartes, gâteaux/biscuits, produits de restauration plus classique (pizza, salades, etc)

Comme vous pouvez le constater, la variété potentielle d’articles au menu d’un café est très large. Vous devrez prendre un certain nombre de décisions sur les types d’articles que vous souhaitez vendre dans votre café, et prendre en compte les implications de la vente de certains produits – par exemple une licence pour vendre de l’alcool. Les marges bénéficiaires varient d’un produit à l’autre, ce qu’il est important de garder à l’esprit.

Conseil bonus : dans les premières semaines d’ouverture, il peut être utile de proposer un menu court et simple. Comme il faut s’attendre à quelques problèmes de démarrage au cours des deux premières semaines d’ouverture (problèmes d’approvisionnement, gestion personnel, etc), il peut être pertinent d’éviter de compliquer les choses pour le personnel de cuisine ou les baristas avec un menu complexe. Il est toujours possible de repenser votre menu à une date ultérieure, une fois l’ouverture de votre café actée.

À lire aussi : le guide ultime pour créer votre menu de restaurant

11. Prévenir et éviter le gaspillage

En tant qu’entrepreneur en 2020, vous ne pouvez pas échapper à la réflexion sur la durabilité et l’impact de votre café sur l’environnement, la société et votre communauté. La réduction des déchets, non seulement des aliments, mais aussi des emballages, vous aide à réduire votre empreinte écologique et à diminuer les coûts. Par exemple, choisissez des tasses fabriquées à partir de matériaux durables, offrez des réductions supplémentaires aux clients qui apportent leur propre tasse réutilisable ou vendez les restes de pâtisseries via une application telle que Too Good To Go.

À lire aussi : Réduire le gaspillage alimentaire pour faire rimer profits et durabilité

12. Stratégie de marque, social media & marketing

Pour différencier votre bar à café de vos concurrents, vous devez raconter une histoire forte qui rendra votre entreprise unique. Avec la publicité de bouche à oreille, vous irez loin, mais avec le marketing en ligne (gratuit) et les réseaux sociaux, vous pouvez atteindre un groupe cible beaucoup plus large, même bien avant d’ouvrir votre café.

• Stratégie de marque : une marque forte et une histoire, pourquoi votre entreprise est-elle unique et par quoi les (nouveaux) clients peuvent-ils reconnaître votre entreprise ? MOOY à Anvers est connu pour son intérieur rose tandis que Butchers Coffee se concentre sur l’expertise des baristas qui ont travaillé pendant des années dans les meilleurs cafés d’Australie et de Londres. Réfléchissez à ce qui rend votre café unique et construisez votre marque autour de cet élément.
• Présence en ligne : votre café devrait être facile à trouver en ligne. Assurez-vous d’avoir un site web à l’image de votre marque avec votre adresse et vos heures d’ouverture clairement affichées. En outre, vous pouvez également compléter toutes les informations via Google My Business, afin que les personnes qui recherchent votre café sur Google sachent immédiatement quelle est votre adresse et quand vous êtes ouvert.
• Instagram : Pour la plupart des cafés, Instagram est la plateforme par excellence pour communiquer leur vision et leur marque, et attirer les clients. Avec un bon flux, des messages réguliers et de l’interaction, vous irez loin.
• Marketing : Il existe de nombreuses tactiques de marketing qui vous permettront d’obtenir des clients dans les premiers mois. Par exemple, vous pouvez distribuer des prospectus dans votre quartier avec un bon pour un café gratuit (utilisez pour cela nos flyers gratuits ). Ou vous pouvez demander aux personnes influentes de promouvoir votre café en échange d’argent ou d’un nombre de cafés gratuits (selon le nombre d’adeptes qu’elles ont).
• Sites d’avis en ligne : les sites d’avis en ligne sont importants pour influencer la façon dont les clients perçoivent votre café et leurs décisions de se rendre ou de commander un café chez vous. De bonnes critiques peuvent inciter d’autres clients à visiter votre café, mais de mauvaises critiques peuvent nuire à votre réputation:  concentrez-vous sur la fourniture d’un bon service – et incitez  vos clients à laisser des avis positifs en ligne.
• Blogueurs/influenceurs : contactez les influenceurs les plus populaires dans votre région et invitez-les à tester gratuitement votre café. Si leurs retours sont positifs, pourquoi ne pas nouer un partenariat durable ? Leurs recommandations peuvent influencer leurs communautés, qui seront eux-mêmes susceptibles de se rendre dans votre café.

13. Clients réguliers : programme de fidélité

Après que Starbucks ait introduit son programme de fidélité, ils ont constaté une augmentation immédiate des ventes. Le nombre de visites de clients a augmenté de 4 % et les ventes en magasin de 7 %. Les recettes nettes ont augmenté de 18 %, soit un record trimestriel de 4,9 milliards de dollars.

Avec un programme de fidélité, vous montrez votre reconnaissance à vos clients réguliers et vous les incitez à venir vous voir. Les cartes de fidélité appartiennent au passé ; il existe aujourd’hui de nombreux programmes de fidélité numériques que les clients peuvent installer sur leur smartphone, comme Lightspeed Loyalty.

Conclusion : ouvrir son café

Les étapes ci-dessus vous aideront lors de l’ouverture de votre propre café. Commencez par les bases avec un plan d’affaires solide et assurez-vous que vous avez toutes les formalités (comme les permis et autorisations) en ordre. Ce n’est qu’alors que vous pourrez commencer à élaborer tous les détails de votre concept, comme votre menu et votre stratégie marketing.